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1. O que a Speciallist faz? 2. Por que nós precisaríamos de uma assessoria para selecionar listas? 3. Quem são os clientes da Speciallist? 4. A Speciallist é um fornecedor de listas? 5. A Speciallist trabalha com todos os fornecedores de listas do mercado? 6. Com quais fornecedores de listas a Speciallist trabalha? 7. Quanto vamos pagar pela assessoria da Speciallist? 8. O preço das listas é o mesmo quando fechamos o pedido com a Speciallist? 9. Qual é a minha vantagem em concentrar na Speciallist a contratação das listas para minhas ações de MKD? 10. Qual é a vantagem do fornecedor de listas em fechar pedidos através da Speciallist? 11. Quando procuro listas preciso entrar em contato com os fornecedores e com a Speciallist ao mesmo tempo? 12. Com qual antecedência devo iniciar o processo de escolha das listas? 13. Quais são as normas éticas para a ações de telemarketing? 14. Quais são as normas éticas para ações de e-mail marketing?  1. O que a Speciallist faz?
A Speciallist é uma assessoria especializada em seleção de listas para ações de marketing direto. Nós ajudamos você a identificar no mercado quais são as listas mais adequadas para suas campanhas de malas diretas, telemarketing ativo e e-mail marketing. Além disso, damos a você todo o suporte operacional na negociação com os vários fornecedores envolvidos, poupando seu tempo e agregando segurança à sua empresa no processo de contratação de listas.
2. Por que nós precisaríamos de uma assessoria para selecionar listas?
Hoje estão sendo oferecidas no mercado mais de 200 listas e novas surgem a cada mês. Nem todas essas listas têm origem lícita ou adotam processos eficientes de atualização dos dados. Entender como cada lista foi formada, qual é a qualidade e como os nomes podem ser segmentados torna-se um trabalho cada vez mais especializado. A Speciallist orgulha-se de ser a maior e mais conceituada empresa de assessoria em seleção de listas do Brasil. Já atendemos a mais de 4.000 consultas de agências e anunciantes. A permanente troca de informações com nossos clientes sobre quais listas funcionam e não funcionam bem para cada categoria de produto, permite acumularmos um importante know-how que nos capacita a fazer excelentes recomendações sobre as listas que nossos clientes poderiam utilizar em suas ações.
3. Quem são os clientes da Speciallist?
A Speciallist presta assessoria hoje a mais de 400 clientes, incluindo agências de marketing direto, agências de propaganda, empresas de consultoria e anunciantes de praticamente todos os ramos de atividade. Entre nossos clientes encontram-se desde grandes anunciantes como Editora Abril, Unibanco, Banco Real e Senac, agências de marketing direto, como Sun-MRM, Fábrica de Comunicação Dirigida, Salem e Spuza Aranha, até pequenas empresas, com ações pontuais, dirigidas a públicos muito segmentados.
4. A Speciallist é um fornecedor de listas?
A Speciallist não possui listas próprias e, por isso mesmo, tem neutralidade para ser parceira dos melhores e mais sérios fornecedores de listas do Brasil. As bases comerciais dos nossos acordos de parceria são iguais para todos os fornecedores. É justamente isso que garante a nossa imparcialidade nas recomendações de listas que fazemos aos nossos clientes.
5. A Speciallist trabalha com todos os fornecedores de listas do mercado?
Não. Somente com os melhores e mais sérios fornecedores, que são comprovadamente os legítimos proprietários das listas que recomendamos aos nossos clientes. Antes de firmar um acordo de parceria com um fornecedor de listas nós realizamos um estudo minucioso da origem, conferindo a legalidade e ética dos métodos utilizados para construí-la. Estamos fortemente engajados em várias iniciativas associativas que visam alertar os anunciantes sobre a importância de se certificarem da legalidade da origem de uma lista antes de contratá-la. O uso de listas roubadas ou de origem ilícita, além de não ser ético, pode causar sérios problemas jurídicos e de imagem para o anunciante de marketing direto.
6. Com quais fornecedores de listas a Speciallist trabalha?
A Speciallist orgulha-se de contar entre seus parceiros com mais de 200 listas dos mais conceituados fornecedores do Brasil, incluindo DataListas, Direkt, DMSbr, Dataminer, Permission, Maximailing e OESP Mídia, entre dezenas de outros. Realizamos, também, um intenso trabalho de expansão do setor de listas, assessorando muitas empresas a passarem a negociar suas listas para ações de marketing direto. Como resultado, a Speciallist já trouxeu mais de 30 novas listas ao mercado nos últimos anos, ampliando de forma significativa as opções de listas à disposição dos anunciantes e abrindo uma nova fonte de receitas para os proprietários desses bancos de dados.
7. Quanto vamos pagar pela assessoria da Speciallist?
Ao contratar listas através da assessoria da Speciallist, nossos serviços são gratuitos. Funciona assim: sua empresa paga uma taxa de consulta no valor de R$ 125,00 para uma determinada ação. Essa taxa é convertida em crédito para uma próxima consulta no momento em que você confirma seu pedido de contratação da lista. Ou seja: nossa assessoria só irá gerar uma despesa para a sua empresa se não for contratada nenhuma das listas recomendadas. Simples e transparente assim. Você conta com a assessoria de especialistas, poupa seu tempo, agrega segurança ao processo de contratação de listas e não paga nada, nada mesmo, a mais por tudo isso ao contratar listas através da Speciallist!
8. O preço das listas é o mesmo quando fechamos o pedido com a Speciallist?
Sim, o preço é rigorosamente o mesmo que é praticado pelos fornecedores de listas no atendimento direto. A Speciallist atua junto aos fornecedores como corretora de listas. Os preços não têm acréscimo, da mesma forma como o preço de uma passagem aérea não é maior quando você compra em uma agência de viagens ou o preço de um anúncio quando você veicula com o apoio de uma agência de propaganda.
9. Qual é a minha vantagem em concentrar na Speciallist a contratação das listas para minhas ações de MKD?
Uma importante vantagem é a grande economia de tempo que você vai ter, porque a Speciallist vai assumir todo o trabalho. Nós vamos analisar as características da sua ação e o perfil de público que você deseja atingir e vamos selecionar as listas que atendem às suas necessidades. Vamos solicitar contagens aos fornecedores das listas e elaborar um Relatório de Recomendações com orientações e todas as informações que você precisa para tomar decisão. Todo follow-up fica por nossa conta e damos a você todo apoio na negociação com os fornecedores. Além de tudo isso, ao contratar listas com o apoio da Speciallist você tem a tranqüilidade de negociar somente com listas de origem lícita.
10. Qual é a vantagem do fornecedor de listas em fechar pedidos através da Speciallist?
Nós também poupamos muito tempo dos fornecedores de listas no atendimento aos interessados. Como atendemos a centenas de clientes, a parceria dos fornecedores com a Speciallist resulta em aumento no volume de negócios. Outra vantagem é a tranqüilidade de concorrerem apenas com listas de boa qualidade e origem lícita. Tudo isso, sem nenhum custo fixo, já que somos remunerados somente pelos pedidos de contratação que efetivamente levamos a eles.
11. Quando procuro listas preciso entrar em contato com os fornecedores e com a Speciallist ao mesmo tempo?
Você não precisa entrar em contato com os fornecedores de listas, porque esse é justamente o nosso trabalho. Como eles são nossos parceiros, estamos em contato permanente e criamos uma metodologia de troca de informações que torna todo o processo muito ágil e eficiente. Se você já tem contato direto com fornecedores de listas, nos pergunte se todos eles são nossos parceiros. Assim você poupará tempo com as consultas, ao mesmo tempo em que continuará contando com seus fornecedores tradicionais. E ainda conhecerá novos fornecedores apresentados pela Speciallist!
12. Com qual antecedência devo iniciar o processo de escolha das listas?
Selecionar e contratar listas da maneira adequada é um processo complexo que deve ser iniciado na fase de planejamento da campanha. Veja abaixo os prazos médios passo-a-passo:
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Prazos médios para locação de lista para Mala Direta
(sem feriados) |
DIAS ÚTEIS |
ACUM. Dias úteis |
ACUM. Dias corridos |
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1 - Definição do público alvo por vocês |
0 |
0 |
0 |
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2 - Speciallist realiza trabalho de identificação das listas mais adequadas para a ação e envia aos fornecedores das listas pedidos de contagem da quantidade disponível nos segmentos escolhidos |
1 |
1 |
1 |
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3 - Fornecedores das listas processam as contagens |
2 |
3 |
4 |
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4 - Speciallist recebe e confere as especificações das contagens, elabora um Relatório de Recomendações e envia a você |
1 |
4 |
6 |
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5 - As quantidades podem não ser suficientes para viabilizar as ações planejadas. Nesses casos, você vai estudar novos públicos complementares e retornaremos à etapa 2 |
3 |
7 |
10 |
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6 - Vocês escolhem as listas, aprovam a contratação e enviam à Speciallist a peça que será utilizada na sua ação |
1 |
8 |
11 |
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7 - Speciallist transmite aos fornecedores das listas sua pré-aprovação, cópia da peça e dados para elaboração dos contratos. Fornecedores analisam e aprovam sua peça. |
2 |
10 |
14 |
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8 - Fornecedores preparam e enviam contratos para serem assinados por vocês. |
1 |
11 |
15 |
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9 - Vocês devolvem os contratos assinados (não considera-se prazo envolvido com eventual discordância por parte dos Jurídicos de ambas as empresas) e sua agência envia a peça para a aprovação prévia dos fornecedores das listas. |
2 |
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18 |
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10 - Fornecedores processam extração dos dados e entregam arquivo ou etiquetas no local combinado. |
3 |
16 |
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11 - Empresa de manuseio etiqueta e posta (mala direta) ou Call Center prepara início da operação. |
2 |
18 |
25 |
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CRUZAMENTO (adicionar) |
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Fornecedores aprovam escolha do bureau de processamento e encaminham minuta do Acordo de Confidencialidade para assinatura do bureau |
1 |
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Bureau assina Acordo de Confidencialidade e envia para todos os fornecedores (prazos considerando que não haja negociação para alteração de cláusulas) |
2 |
21 |
29 |
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Fornecedores rodam programa de geração de match code e enviam registros codificados para bureau |
3 |
24 |
34 |
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Bureau realiza cruzamento e envia arquivos com registros selecionados aos fornecedores |
5 |
29 |
41 |
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Item 10 - prazo já considerado acima |
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13. Quais são as normas éticas para a ações de telemarketing?
O telemarketing ativo é uma mídia muito eficiente por estabelecer um contato pessoal, mas exige muito bom senso e cuidado na abordagem. Conheça a seguir o Código de Ética elaborado em conjunto pelas três entidades do setor: ABEMD, Associação Brasileira de Marketing Direto, ABRAREC, Associação Brasileira das Relações Empresa-Cliente e ABT, Associação Brasileira de Telemarketing.
Capítulo I – Introdução
Artigo 1º. Este Código de Ética é uma iniciativa das três entidades representantes do mercado de Relacionamento
com Clientes e Consumidores no país - ABEMD, ABRAREC e ABT, que identificaram a necessidade das definições de parâmetros de auto-regulamentação no segmento, de forma a consolidar e aprimorar o atendimento aos Consumidores e aos clientes contratantes. Este Código de Ética está em conformidade com a legislação vigente e o Código de Defesa do Consumidor.
Artigo 2º. Durante o processo de desenvolvimento deste documento, foram envolvidas aproximadamente 70 empresas, dentre elas, prestadores de serviços, fornecedores e contratantes. Por meio de um processo transparente e participativo, essas empresas tiveram a oportunidade de revisar as versões preliminares e sugerir melhorias, tornando o conteúdo do Código de Ética alinhado à realidade do mercado e às necessidades de todas as partes interessadas.
Capítulo II – Responsabilidades
A responsabilidade pela observância das normas de conduta neste Código cabe à Empresa/Contratante e sua Central de Relacionamento (própria ou terceirizada), doravante chamados de “responsáveis pelo serviço”. As responsabilidades específicas da Empresa/Contratante ou da Central de Relacionamento estão descritas neste Código.
Este Código de Ética é aplicável às Centrais de Relacionamento, também chamadas de Call Center, Contact Center, Help Desk, SAC (Serviços de Atendimento ao Consumidor) e/ou Telemarketing, próprias ou terceirizadas, que executam atividades de atendimento ativo e/ou receptivo, para Consumidores (pessoas físicas e jurídicas), por meio de telefone, e-mail, Chat, fax, cartas para, dentre outros, os seguintes serviços:
• Atendimento e relacionamento com o Consumidor (pessoas físicas e jurídicas) - marketing de relacionamento;
• Consultas de pré, vendas e pós-vendas;
• Suporte técnico;
• Pesquisa;
• Cobrança;
• Recuperação de Consumidores;
• Serviço de Atendimento ao Consumidor (sugestões, reclamações, acionamento e agendamento de serviços, pedidos, informações etc);
• Processamento de Transações (pagamentos, transferências, desbloqueio de cheques, abertura e ativação de contas etc);
• Avaliação da percepção do Consumidor sobre produtos e serviços;
• Ouvidoria.
A Central de Relacionamento deve ter evidências formais de que a Empresa/Contratante conhece e está de acordo com este Código de Ética, para cada serviço/contrato elaborado.
Para Centrais de Relacionamento próprias, cabe a explicitação do conhecimento e concordância com os termos do Código de Ética, a qual se dá no momento de adesão.
Os responsáveis pelo serviço se comprometem a colaborar em quaisquer procedimentos de investigação sobre sua conduta em relação a este Código de Ética, realizado pela Ouvidoria do Programa de Auto-regulamentação ou em seu nome.
Capítulo III – Requisitos do Código de Ética
Artigo 1º. – Apresentação
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Em todo contato o Agente deve apresentar-se, identificar claramente a Empresa/Contratante que representa, e no caso de contato ativo, informar o seu objetivo. |
Parágrafo 1º. Não devem ser feitas ofertas ou solicitações sob pretexto de pesquisa, sorteio ou serviço similar, quando o verdadeiro objetivo for à venda.
Parágrafo 2º. Sempre que o Consumidor manifestar a sua contrariedade quanto ao prosseguimento do contato naquele momento, a sua vontade deverá ser respeitada.
Artigo 2º - Honestidade e clareza
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As ofertas devem ser claras, honestas e completas. |
Parágrafo 1º. O preço, eventuais taxas extras, condições de pagamento e obrigações nas quais incorre o Consumidor ao aceitar a transação, incluindo limitações da oferta (quantidade e tempo, se aplicável) e riscos à saúde ou segurança devem ser esclarecidos.
Parágrafo 2º. Não devem ser oferecidos produtos e serviços que atentem contra a legislação vigente.
Parágrafo 3º. Não devem ser oferecidos produtos e serviços quando estes não estejam disponíveis ou quando não houver previsão de entrega ou fornecimento, salvo concordância explícita do Consumidor por aguardar.
Parágrafo 4º. Na comercialização (venda) de produtos e/ou serviços, tanto no ativo como no receptivo, antes do
encerramento da venda, devem ser plenamente ratificados: a especificação clara do produto ou serviço, o prazo
previsto para entrega, o preço total do produto/serviço, as condições ou planos de pagamento, a existência de
quaisquer despesas extras (fretes, impostos, seguro, manipulação de produto), o tempo de garantia do produto/serviço, o prazo de desistência do contrato, endereço ou telefone para que o Consumidor possa entrar em contato com a Empresa/Contratante ou Central de Relacionamento e confirmação expressa do consentimento do Consumidor.
Parágrafo 5º. A Central de Relacionamento deve possuir declaração formal da Empresa/Contratante de que as informações prestadas são verdadeiras e factíveis para cada serviço, incluindo adendos e modificações. Essa declaração pode estar contida dentro do contrato de prestação de serviços, no caso de Centrais de Relacionamento terceirizadas e no próprio instrumento de adesão ao Código de Ética, no caso de Centrais de Relacionamento próprias.
Parágrafo 6º. A Central de Relacionamento se, durante a operação de um serviço, descobrir que as informações são falsas ou inviáveis, deve formalmente reportar o fato à Empresa/Contratante, para que sejam tomadas ações.
Parágrafo 7º. São vedadas publicidade ou alegações inverídicas, enganosas ou fraudulentas.
Parágrafo 8º. Informações sobre organizações concorrentes devem ser passíveis de comprovação.
Parágrafo 9º. Qualquer produto ou serviço oferecido ao Consumidor sem custos ou obrigações pode ser apresentado como "grátis". Quando a oferta exigir que o Consumidor compre outro produto ou serviço, todos os termos e condições devem ser apresentados junto à palavra "grátis" ou ao termo semelhante.
Parágrafo 10º. Os responsáveis pelo serviço devem conduzir os processos de sorteios ou loterias, de acordo com
a legislação vigente.
Parágrafo 11º. As condições de participação em processos de premiação e existência de eventuais taxas devem ser previamente informadas.
Parágrafo 12º. Nas ações feitas pela Internet, como suporte às operações da Central de Relacionamento, todo texto ou imagem deve ser redigido de forma que possibilite o perfeito entendimento pelo destinatário.
Parágrafo 13º. Nas ações de arrecadação de fundos e doações para instituições sem fins lucrativos, os responsáveis pelo serviço deverão certificar-se da autenticidade da instituição.
Artigo 3º – Acessibilidade
Deve ser respeitado o direito do Consumidor de entrar em contato com a Empresa/Contratante após a transação ser efetuada.
Parágrafo 1º. Em qualquer transação ativa, deverá ser fornecido canal de comunicação para o Consumidor.
Parágrafo 2º. Os canais de comunicação devem prever possibilidade de obtenção de informações adicionais, reclamações, alteração em tempo da transação efetuada, inclusive nos casos de devolução e cancelamento.
Parágrafo 3º. Os canais de comunicação para reclamações não devem ser mais onerosos que os canais de venda,
para atendimento via telefone.
Artigo 4º – Crianças e Adolescentes
É vedada a formulação de ofertas por telefone/internet e o fechamento de vendas para crianças e adolescentes.
Parágrafo 1º. Os responsáveis pelo serviço devem possuir instrumentos para verificação se as transações não estão sendo feitas com crianças e adolescentes.
Parágrafo 2º. O fechamento de vendas para adolescentes poderá ser realizado apenas quando há liberdade autorizada dos pais ou responsáveis para consumo, como cartão de crédito em seu nome.
Artigo 5º - Relacionamento com Consumidor
O relacionamento com o Consumidor deve ser respeitoso e não discriminatório.
Parágrafo 1º. É vedada a discriminação de qualquer pessoa ou grupo com base em raça, cor, religião, nacionalidade, sexo, idade ou estado civil.
Parágrafo 2º. Táticas de coerção ou constrangimento não devem ser usadas de forma alguma.
Parágrafo 3º. A Empresa/Contratante deve assegurar que qualquer modificação em relação à transação original seja imediatamente comunicada ao Consumidor, inclusive recusa ao crédito.
Artigo 6º - Relacionamento com Equipe de Agentes
A Central de Relacionamento deve garantir condições de trabalho adequadas à equipe de Agentes.
Parágrafo 1º. É vedada a discriminação de qualquer pessoa ou grupo com base em raça, cor, religião,nacionalidade, sexo, idade ou estado civil.
Parágrafo 2º. Coerção ou constrangimento não deve ser usado de forma alguma.
Parágrafo 3º. A Central de Relacionamento deve possuir práticas escritas de monitoração e divulgadas para a equipe de Agentes.
Parágrafo 4º. A Central de Relacionamento deve possuir infra-estrutura mobiliária e de equipamentos que atendam às condições de ergonomia adequadas e normas aplicáveis.
Parágrafo 5º. Os Agentes devem ser treinados e capacitados antes de iniciar os contatos (ativos ou receptivos) com Consumidores, em relação aos aspectos comportamentais, técnicos, legais e a este Código de Ética.
Parágrafo 6º. A Central de Relacionamento não deve contratar colaboradores desrespeitando a legislação vigente.
Artigo 7º – Respeito à Privacidade do Consumidor
Os responsáveis pelo serviço devem utilizar as informações dos Consumidores de maneira adequada e respeitar o seu desejo em retirar estas informações das bases de dados.
Parágrafo 1º. A Central de Relacionamento deve remover ou solicitar a remoção do nome de Consumidores que não desejarem figurar nas listas, para a Empresa/Contratante, sempre que for solicitado. Por sua vez, a Empresa/Contratante deve assegurar esta remoção ou ainda encaminhar solicitação ao proprietário da lista.
Parágrafo 2º. A gravação de conversa telefônica para resguardar a fidelidade das transações somente poderá ser realizada com a ciência do interlocutor, com exceção das gravações para fins exclusivos de monitoração.
Parágrafo 3º. Informações que possam ser consideradas de natureza pessoal ou íntima não poderão ser compartilhadas com outras organizações.
Parágrafo 4º. Toda ação feita através da Internet, como apoio à Central de Relacionamento, deve permitir ao destinatário retirar o seu nome do cadastro do emitente, caso não haja interesse no conteúdo das mensagens
enviadas.
Parágrafo 5º. A Central de Relacionamento deve proteger as informações dos Consumidores por meio de procedimentos de conduta, supervisão da equipe e termos de confidencialidade.
Artigo 8º – Respeito à propriedade e acordos para uso das listas
Nenhuma lista ou informação nela contida poderá ser usada em violação aos direitos legais ou contratuais do proprietário da lista.
Parágrafo 1º. A Empresa/Contratante deve garantir a idoneidade da lista (origem comprovada e métodos de formação), antes de utilizá-la.
Parágrafo 2º. Informações advindas de um Contratante não podem ser utilizadas em abordagens para um outro Contratante, a não ser que haja acordo formal entre os mesmos (específico para Centrais de Relacionamento
terceirizadas)
Parágrafo 3º. A Central de Relacionamento, para não gerar conflitos de interesse entre seus Contratantes, não deve possuir base própria de listas (específico para Centrais de Relacionamento terceirizadas).
Artigo 9º – Contatos ativos
Os responsáveis pelo serviço devem assegurar que os contatos ativos respeitem os Consumidores, sendo que somente podem ser feitos de segunda a sexta-feira, das 9:00 às 21:00 horas, e aos sábados das 10:00 às 16:00 horas; não são admitidas ligações a cobrar para os Consumidores, nem ligações aos domingos e feriados nacionais.
Parágrafo 1º. É vedada a realização de chamadas a cobrar para os Consumidores ou fora dos dias e horários estabelecidos neste Código, salvo com seu consentimento expresso.
Parágrafo 2º. Os responsáveis pelo serviço que utilizam Internet nas suas operações devem estar preparados técnica e operacionalmente para o atendimento da demanda que este meio exige.
Parágrafo 3º. As ofertas devem ser dirigidas para os segmentos do público que mais provavelmente estarão interessados ou que sejam usuários em potencial dos produtos ou serviços oferecidos.
Parágrafo 4º. É vedada a prática de chamadas aleatórias ou para números seqüenciais. Todo contato ativo humano deve identificar a pessoa alvo ou a área da empresa desejada.
Parágrafo 5º. Em toda mensagem gravada, é necessário que haja informações como: nome da Empresa/Contratante responsável pela chamada, objetivo da ligação e número de telefone para contato no caso de dúvidas ou informações adicionais.
Parágrafo 6º. Todo contato realizado com o Consumidor através de mensagem gravada deve vir precedido de um alerta de que se trata de mensagem gravada.
Parágrafo 7º. Os sistemas automáticos de envio de mensagens gravadas devem respeitar o direito do Consumidor de, a qualquer momento, interromper a ligação e ter sua linha liberada imediatamente.
Artigo 10º – Contatos receptivos
Os responsáveis pelo serviço devem assegurar padrões adequados para atendimento receptivo dos Consumidores.
Parágrafo 1º. Fora dos horários pré-definidos pela Empresa/Contratante devem ser usadas mensagens informativas sobre horários e dias de atendimento.
Parágrafo 2º. Antes de divulgar um canal (telefone, e-mail, chat, etc) para atendimento receptivo, os responsáveis pelo serviço devem tomar os cuidados necessários para dimensionar e controlar a infra-estrutura adequada à demanda estimulada, garantindo padrões mínimos de atendimento.
Parágrafo 3º. Todo canal eletrônico (URA, Internet, Fax, etc) deve oferecer opção de atendimento pessoal, durante horários pré-definidos de atendimento.
Capítulo IV – Infrações e Penalidades
O método de avaliação da conformidade em relação aos requisitos do Código de Ética, forma de operação do Selo de Ética, definição de infrações e penalidades, assim como responsabilidades pela revisão, controle e aplicação deste Código de Ética estão no documento do Regulamento do Selo de Ética (emitido e aprovado pelo Conselho Gestor).
Os procedimentos de operação da Ouvidoria estão no documento do Regulamento da Ouvidoria (emitido e aprovado pelo Conselho Gestor).
Capítulo V – Glossário
Adolescente: no Estatuto da Criança e do Adolescente considera-se “Adolescente” a pessoa entre doze e dezoito anos de idade.
Agente: colaborador da Central de Relacionamento que interage com os Consumidores, também conhecido como Operador ou Representante.
Ativo: contato originado pela Central de Relacionamento.
Central de Relacionamento: parte da empresa (no caso de Central de Relacionamento Própria) ou organização especializada (no caso de Central de Relacionamento terceirizada) que realiza os serviços de Call Center, Contact Center, Help Desk, SAC (serviço de atendimento ao Consumidor) e/ou Telemarketing. Suas atividades abrangem,
dentre outros serviços, vendas, consultas, cobrança, pesquisas, sorteios, campanhas de arrecadação, transações
financeiras, retenção, suporte técnico, agendamento, serviço de atendimento ao Consumidor, marketing de relacionamento, ouvidoria, avaliação da percepção do Consumidor sobre produtos e serviços, para Consumidores
(ver definição de Consumidor).
Consumidor/Cliente: pessoa física ou jurídica que utiliza os serviços da Central de Relacionamento. Em caso de Centrais de Relacionamento terceirizadas, normalmente, o Consumidor é o cliente da contratante.
Contratante: empresa que contrata e utiliza os serviços da Central de Relacionamento, mediante um contrato formal (também chamado de Cliente Institucional).
Contrato: acordo estabelecido entre a Central de Relacionamento e o Contratante, que pode abranger um ou mais serviços. Para o caso de Central de Relacionamento própria, os termos contrato ou requisitos contratuais devem ser interpretados como o conjunto de requisitos explícitos ou implícitos, acordados entre a Central de Relacionamento e as áreas da organização que utilizam os serviços de relacionamento.
Criança: no Estatuto da Criança e do Adolescente considera-se “Criança” a pessoa até doze anos incompletos.
Empresa: pessoa jurídica que possui a Central de Relacionamento. Também pode ser entendido como área, departamento ou setor da empresa que se utiliza os serviços da Central de Relacionamento. Exemplos: Departamento de Marketing que utiliza a Central de Relacionamento para efetuar pesquisas qualitativas e quantitativas para a empresa, Departamento Financeiro que utiliza a Central de Relacionamento para cobrança de inadimplentes, Departamento Comercial que utiliza a Central de Relacionamento para venda de seus produtos, Direção da empresa que utiliza a Central de Relacionamento para busca da opinião do Consumidor por meio de canal de Ouvidoria.
Listas: conjunto de informações individuais sobre Consumidores (pessoas físicas e jurídicas), que direcionam os serviços da Central de Relacionamento.
Monitoração: atividade de escuta telefônica realizada pela Central de Relacionamento com o objetivo de controlar a qualidade do serviço prestado, a consistência do atendimento e gerar ações de melhorias internas. Normalmente seus registros somente são usados para fins internos, sem o objetivo de comprovar transações junto aos Consumidores.
Oferta: proposta comercial.
Ouvidoria (como serviço): atividade da Central de Relacionamento que tem como objetivo levar a “voz do Consumidor” para dentro da organização.
Ouvidoria do Programa de Auto-Regulamentação: organização responsável por coletar informações sobre potenciais transgressões ao Código de Ética, apurar fatos, fazer investigações e recomendar sanções aos responsáveis pelo serviço. Sua composição, forma de atuação e procedimentos estão descritos em Regulamento próprio, constante do Programa de Auto-Regulamentação.
Posto de Trabalho: entidade organizacional mínima que responde pela execução das atividades relacionadas a um
contrato ou serviço.
Receptivo: contato recebido pela Central de Relacionamento.
Responsáveis pelo serviço: ver definição no capítulo II.
Transação: operação da Central de Relacionamento com a finalidade de: venda, alteração de contrato, pedido de
informação, cancelamento de serviços, operação financeira, cobrança etc.
14. Quais são as normas éticas para ações de e-mail marketing?
O e-mail marketing é uma mídia poderosa para suas ações de marketing direto, mas todo cuidado é pouco para que o consumidor não confunda sua mensagem com spam. Por isso, utilize em suas ações somente listas "opt-in", ou seja, listas de empresas que obtiveram de seus cadastrados a autorização expressa para envio de mensagens comerciais de outras empresas.
Veja abaixo as regras de auto-regulamentação definidas pela ABEMD em novembro/2003.
“Boas maneiras” nas ações de e-mail marketing
A Associação Brasileira de Marketing Direto (ABEMD) elaborou esta relação de “Boas maneiras” para contribuir na estruturação de ações de e-mail marketing. Trata-se de uma série de recomendações que conduzem a uma utilização ética, pertinente e responsável do e-mail como ferramenta de marketing. Estas orientações se fundamentam no respeito aos destinatários das ações e, também, no uso adequado da internet, o que certamente contribuirá para as empresas alcançarem os resultados desejados e construírem um relacionamento sólido e de confiança mútua com clientes e prospects.
1 - Ética. Atuar dentro do Código de Ética da ABEMD, que conceitua detalhadamente as boas práticas no Marketing Direto.
2 - Opt in. O primeiro recebimento é muito importante, porque marca o início da relação. É preciso ter permissão para prosseguir o relacionamento, por meio do opt in do receptor, tanto quando ele procura como quando é procurado.
Quando é a pessoa quem procura a empresa, o campo onde é feita a opção pelo recebimento da mensagem deve estar visível e com descrição clara do produto ou serviço oferecido.
Quando é a empresa quem procura a pessoa, tratando-se do primeiro contato deve-se informar como foi possível chegar a ela, explicitar o produto ou serviço oferecido e apresentar de forma visível a alternativa opt in. Se a pessoa não responder o e-mail com essa alternativa assinalada, deve-se entender que não deseja receber novas mensagens.
3 - Opt out. Toda mensagem precisa ter opt out. É prerrogativa do receptor decidir o momento em que não quer mais receber mensagens de determinado emissário.
4 - Uso do endereço eletrônico. Quando houver cadastro prévio, deve ficar claro que o endereço eletrônico poderá ser utilizado para o envio de mensagens comerciais, ou seja, na geração de leads próprios ou, se for o caso, repassado também com a finalidade de envio de mensagens comerciais. E o receptor deve manifestar sua concordância com isso.
5 - Tamanho dos arquivos. Procure sempre limitar o tamanho dos arquivos enviados, seja no corpo das mensagens ou nos anexos. Deve-se ter sempre em mente o público da média inferior em capacitação tecnológica (software, hardware e modalidade de conexão). Sugere-se mensagens no formato txt ou html, este último com tamanho máximo de 12 KB, e que as figuras (gif’s) não estejam anexadas na mensagem, mas sim localizadas em servidor próprio.
6 - Auto-executáveis. Não devem ser enviados arquivos com auto-funcionamento. Os auto-executáveis são arquivos que os programas gerenciadores de e-mail conseguem ler e interpretar, iniciando automaticamente algum processo que não é necessariamente desejado pelo receptor. Essa modalidade de arquivo também torna o sistema vulnerável à transmissão de vírus (voluntária ou não).
7 - Relevância. O consumidor não se incomoda em receber uma mensagem de cunho comercial, desde que seja relevante para ele. Portanto, preocupe-se sempre com o conceito de relevância.
8 - Freqüência. Deve-se preferencialmente oferecer ao cliente que assinale a opção de sua preferência na freqüência de recebimento de informações ou solicitar que ele opte entre as diversas alternativas de periodicidade que lhe são oferecidas. Quando não for possível oferecer que faça a opção, deve-se deixar claro qual a freqüência de envio das mensagens.
9 - Política de relacionamento. É sempre conveniente que se tenha clareza na política de relacionamento adotada, o que pode ser feito por meio de um contrato/compromisso assumido formalmente com o consumidor.
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